Содержание
Все больше компаний в Казахстане переходят на цифровой формат работы с документами. Благодаря развитию ЭДО учет в КЗ становится проще, быстрее и прозрачнее. Однако не все документы одинаково подходят для полного отказа от бумажных носителей.
Какие документы лучше полностью перевести в ЭДО
Большинство ежедневных бизнес-процессов уже не требует использования бумажных документов. Современные системы электронного документооборота позволяют создавать, согласовывать, подписывать и хранить документы в цифровом виде без потери юридической значимости.
В первую очередь в ЭДО рекомендуется перевести следующие документы:
- акты выполненных работ;
- накладные и документы на поставку товаров;
- договоры и дополнительные соглашения;
- счета на оплату;
- кадровые заявления и уведомления.
Такие документы регулярно используются в работе, поэтому их перевод в электронный формат позволяет быстрее согласовывать процессы и сокращать административные расходы.
Какие документы компании часто оставляют на бумаге
Несмотря на активную цифровизацию, отдельные документы организации продолжают хранить в бумажном виде. Обычно это связано с внутренними требованиями бизнеса, особенностями взаимодействия с контрагентами или необходимостью дополнительного контроля.
На практике компании нередко оставляют на бумаге:
- архивные документы прошлых лет;
- оригиналы документов, полученные от контрагентов без ЭДО;
- отдельные документы по имущественным вопросам;
- внутренние документы, не включенные в электронные процессы;
- бумаги, которые необходимо предъявлять в оригинале третьим лицам.
Постепенно количество таких документов сокращается, однако полный отказ от бумажного архива пока возможен не во всех организациях.
Как определить оптимальный формат хранения документов
При выборе между электронным и бумажным форматом важно учитывать не только законодательные требования, но и особенности бизнес-процессов компании. Универсального решения для всех организаций не существует.
Перед переводом документов в ЭДО стоит оценить следующие факторы:
- частоту использования документа;
- необходимость быстрого доступа к информации;
- требования контрагентов;
- объемы документооборота;
- затраты на хранение и обработку.
Такой анализ помогает определить документы, которые принесут максимальный эффект при переходе в электронный формат.
Переход на ЭДО позволяет существенно ускорить работу с документами и снизить расходы на их обработку и хранение. Для большинства бухгалтерских, кадровых и договорных документов электронный формат уже стал полноценной альтернативой бумаге. Компании, которые поэтапно переводят документооборот в цифровую среду, получают более удобные и управляемые бизнес-процессы.
Источник: idocs.kz
